15 de enero de 2015
A partir de esta fecha las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas deberán ser electrónicas .
Si usted es proveedor de bienes o servicios a las Administraciones Públicas, aquí le proporcionamos información sobre cómo cumplir la obligación de expedir facturas electrónicas en las relaciones contractuales con las Administraciones Públicas.
PRIMEROS PASOS CON FACTURA ELECTRÓNICA
Desde el 15 de enero estarás obligado a expedir facturas en formato electrónico si tu empresa trabaja con la Administración Pública o prestas servicios a empresas o público en general que tengan una especial transcendencia económica.
Solamente si tu cliente de la Administración así lo decide, si las facturas son inferiores a 5.000 € podrás enviarlas en el formato tradicional, es decir, en papel.
Un cambio que implicará la adaptación de procesos de trabajo en tu empresa, y cambios en la tecnología y el software que usas.
Qué es la factura electrónica
Una factura electrónica o en linea es un documento con datos del proveedor emitido en formato electrónico y que sustituye a la versión en papel.
Factura electrónica: la versión digital de tus facturas tradicionales
En todo proceso realizado de forma manual, como es la facturación, durante el cual entramos datos en una aplicación de software tomados de un documento en papel, suele ser habitual que se generen errores aumentando el tiempo invertido en esta tarea.
La factura electrónica o factura en línea puede ayudar a disminuirlos ya que, cuando hablamos de facturación electrónica nos referimos al intercambio de los documentos de factura entre un proveedor y un comprador en formato electrónico.
Una factura electrónica debe de estar firmada digitalmente con certificados cualificados que indican la misma validez legal que las facturas en formato papel.
Al procedimiento por el cual se transmiten las facturas entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro) se le llama facturación electrónica o facturación en línea.
¿Cuál es el formato correcto de una factura electrónica?
Los datos de facturación están estructurados y se incluye el contenido legal exigible a cualquier factura (datos de quién la emite, del destinatario, detalle de los productos o servicios suministrados, precios unitarios, entre otros).
No existen requisitos formales respecto al formato en que se debe proceder a la codificación de la factura, pero las modalidades más habituales son:
PDF. Se trata de un formato que no permite al receptor integrarlo informáticamente en su sistema de gestión.
XML. Existen 2 modalidades, UBL (internacional) y el FacturaE (español). Este último es el formato que exige la administración española con el reglamento que entrará en vigor a partir del 2015. Al tratarse de un formato estructurado, el receptor de este formato de facturas lo podrá integrar informáticamente en su sistema de gestión.
Incorporan la firma electrónica o digital reconocida (en inglés, Qualifed Electronic Signature).
Respecto a la firma digital en la factura electrónica, para cada formato existe una forma peculiar de codificarla:
XML. El formato de firma electrónica se denomina XAdES
PDF. El formato de firma electrónica se denomina PKCS#7
Independientemente del tipo de firma, cada empresa requiere de un certificado homologado por la AEAT para tal efecto. Las entidades más habituales de distribución de estos certificados digitales son: FNMT-CERES, Camerfirma, etc.
Beneficios de uso
Facturar electrónicamente implica un ahorro importante de coste y tiempo, pero también conlleva una serie de beneficios al agilizar la relación con tus socios comerciales.
Cómo afecta a mi empresa
Dependiendo de si quieres facturar a la Administración Pública, a un usuario particular o a una empresa, la nueva factura electrónica te afectará de diferente manera.
Software adaptado
Tu software de facturación o gestión deberá estar adaptado a este nuevo sistema. Con las soluciones de Sage podrás facturar en línea de manera sencilla.
Si tienes dudas o estás interesado en ampliar información para adaptarte a la nueva normativa, contacta con Affinity Solutions, tu especialista Sage en Baleares
soporte@affinitysolutions.es 
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