Factura electrónica con Sage FacturaPlus

Factura electrónica: la versión digital de tus facturas tradicionales

En todo proceso realizado de forma manual, como es la facturación, durante el cual entramos datos en una aplicación de software tomados de un documento en papel, suele ser habitual que se generen errores aumentando el tiempo invertido en esta tarea.

La factura electrónica o factura en línea puede ayudar a disminuirlos ya que, cuando hablamos de facturación electrónica nos referimos al intercambio de los documentos de factura entre un proveedor y un comprador en formato electrónico.
¿Qué es la factura electrónica? 
  • Un documento tributario que contiene los datos de proveedor y que se genera mediante un software informático en formato electrónico que sustituye al documento en versión en papel.
  • Su formato electrónico facilita que los datos puedan ser integrados en el sistema de facturación sin requerir ninguna entrada de datos de modo manual, lo que aumenta las condiciones de seguridad de los datos que no contemplaba la factura en papel.
  • Una factura electrónica debe de estar firmada digitalmente con certificados cualificados que indican la misma validez legal que las facturas en formato papel.
  • Al procedimiento por el cual se transmiten las facturas entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro) se le llama facturación electrónica o facturación en línea.
¿Cuál es el formato correcto de una factura electrónica? 
  • Los datos de facturación están estructurados y se incluye el contenido legal exigible a cualquier factura (datos de quién la emite, del destinatario, detalle de los productos o servicios suministrados, precios unitarios, entre otros).
  • No existen requisitos formales respecto al formato en que se debe proceder a la codificación de la factura, pero las modalidades más habituales son:
    • PDF. Se trata de un formato que no permite al receptor integrarlo informáticamente en su sistema de gestión.
    • XML. Existen 2 modalidades, UBL (internacional) y el FacturaE (español). Este último es el formato que exige la administración española con el reglamento que entrará en vigor a partir del 2015. Al tratarse de un formato estructurado, el receptor de este formato de facturas lo podrá integrar informáticamente en su sistema de gestión.
  • Incorporan la firma electrónica o digital reconocida (en inglés, Qualifed Electronic Signature).
  • Respecto a la firma digital en la factura electrónica, para cada formato existe una forma peculiar de codificarla:
    • XML. El formato de firma electrónica se denomina XAdES
    • PDF. El formato de firma electrónica se denomina PKCS#7
  • Independientemente del tipo de firma, cada empresa requiere de un certificado homologado por la AEAT para tal efecto. Las entidades más habituales de distribución de estos certificados digitales son: FNMT-CERES, Camerfirma, etc.

 

BENEFICIOS

Reducción de costes

Al eliminar los procesos de clasificación y registro de datos de las facturas de manera manual, el proceso de facturación electrónica puede suponer ahorros en coste de copias y almacenamiento de papel.

Mejora la visibilidad

Incluir las facturas en papel en nuestro sistema contable se realiza de manera más lenta que con la factura electrónica. La posibilidad de ver las facturas electrónicas en el momento ayuda a acelerar este proceso y a tener un mayor control sobre el mismo.

Mayor rapidez en los cobros

La factura en línea simplifica el procesamiento de una factura desde que se emite hasta que la aprueba el cliente. Así, pueden ser pagadas de manera más rápida al minimizarse los tiempos de este proceso.

Optimiza la tesorería

Al reducirse el tiempo de procesamiento de las facturas, también se agiliza el ciclo de cobros y pagos mejorando la tesorería.

Aumenta la productividad

Con la facturación electrónica o en línea puedes saber al momento cuando la ha recibido tu cliente, lo que reduce las llamadas o envíos de e-mail para su confirmación.

Datos más precisos

Gracias a la captura electrónica de datos se reducen los errores de las facturas que recibes, que a veces se ocasionan cuando se realiza de manera manual.

Mejora la satisfacción del cliente

Al reducirse los tiempos de espera en el procesamiento de las facturas, los clientes reciben un mejor servicio con el aumento de su satisfacción.

Agiliza los pagos

Al procesarse de manera más rápida se facilita el que los pagos se realicen a tiempo, evitando cargos por pagos con retraso al proveedor.

 

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